Jedným z cieľov organizačnej transformácie MTF STU koncom roka 2007 na ústavy a odbory bolo vytvoriť lepšie predpoklady pre projektové manažérstvo a tímovú spoluprácu v rámci ústavov nielen v pedagogickom procese, ale i vedeckovýskumnej činnosti. Na fakulte sa využíva projektové riadenie najmä v súvislosti s podávaním a riešením rozličných projektov prierezového a celofakultného charakteru. Projektové tímy vznikajú naprieč pevným organizačným štruktúram vždy na podnety výziev z vonkajšieho prostredia.
Úspešnosť projektov, z hľadiska dosiahnutia prínosov, spočíva v správnom zadefinovaní cieľov. Prostredníctvom mechanizmov pre ich špecifikáciu, ich kvantifikácie a definovania hodnoty prínosov, možno správne určiť zmysel projektu. Nie sú to len merateľné ukazovatele (rozpočtové položky, čas, výstupy,...), ale najmä dopady, ktoré budú mať vplyv na cieľovú skupinu projektu.
Jedným z pálčivých problémov vypracovania projektov všeobecne je administrácia projektu. Iste, jedna z najpodstatnejších a najzávažnejších vecí na písaní projektu je správne a zmysluplne naplniť obsah/popis aktivít projektu v zmysle stanovených cieľov. Druhá strana sa týka administrácie projektu a práve to je problém, s ktorou majú mnohé tímy veľké problémy (napriek úžasným myšlienkam a inovatívnym nápadom). Práve pre tieto účely vzniklo na MTF STU Centrum transferu technológií (CTTE) ako samostatné pracovisko, ktorého ťažiskovou úlohou je podpora a spracovanie projektovej dokumentácie do podpísania zmluvy s agentúrou, administrovanie projektovej dokumentácie a finančné zúčtovanie úspešného projektu. Z tohto dôvodu sú pre projekty vybraní zamestnanci Centra transferu technológií pre podporné a riadiace činnosti projektu v oblasti: projektového a finančného manažérstva, manažérstva publicity a monitoringu. Týmto zastúpením je možné dosiahnuť nielen redukciu administratívnej náročnosti, ktorú by museli vynaložiť odborní pracovníci projektu, ale aj elimináciu prípadných nepresností v administratívnej stránke projektu.
CTTE reflektuje na požiadavky konkrétnych aktuálnych výziev, získava nové poznatky a odovzdáva skúsenosti z oblasti implementácie projektov vo vzdelávacom a výskumnom priestore fakulty. Spôsob administrácie jeho činnosti vychádza hlavne z týchto cieľov:
-
zvyšovanie informovanosti a kompetentnosti zamestnancov pri zapájaní sa do projektov v rámci aktuálnych projektových výziev,
-
sledovanie možností zapojenia sa do pripravovaných projektov slovenskými aj zahraničnými organizáciami,
- organizácia prezentácie projektových zámerov,
- zabezpečenie povinných príloh k žiadostiam,
- kontrola pripravovaného rozpočtu a odborné poradenstvo.
Ďalšou úlohou CTTE je na základe spoločného metodologického postupu platného pre všetky pracoviská MTF STU zabezpečovať:
- vysvetlenie a inštruktáž k pokynom jednotlivých výziev,
- koordináciu spoločných otázok (kritérií) projektov (napr. publicita, poistenie,... ),
- charakteristiku pracoviska (resp. fakulty) ako žiadateľa,
- spracovanie východiskového stavu,
- vypracovanie finančnej analýzy,
- vypracovanie swot analýzy,
- rámcové zmluvy,
- prieskum trhu v rámci verejného obstarávania,
- priebežnú evidenciu dokladov,
- previerku oprávnenosti výdavkov,
- nepretržitú konzultačnú služba.
V prípade, že je projekt úspešný a získa finančnú podporu, pracovisko CTTE koordinuje všetky činnosti tak, aby prišlo k finalizácii a úspešnému podpísaniu zmluvy.
Na ďalšej fáze implementácie projektu, ktorá sa začína už po podpise zmluvy sa pracovisko CTTE podieľa ďalšími činnosťami. Plní funkciu nepretržitej konzultačnej služby pri realizácii projektu a zabezpečuje administrovanie projektovej dokumentácie (archivácia všetkých dokladov a ekonomiky projektu (t. z. zmluva, dodatky, personálne podklady, jednotlivé zúčtovania projektu, monitoring).
V tejto fáze realizácie projektu je však najdôležitejšou úlohou ekonomická administrácia projektu (finančné hospodárenie projektu). MTF STU má nastavené kontrolné mechanizmy pre implementáciu projektu prevádzkovaním ekonomického informačného systému, ktorému podlieha celé účtovníctvo organizácie, t. z. je vedená účtovná analytika každého projektu samostatne. Pracovisko CTTE v rámci projektu zabezpečuje kontrolu limitov a čerpanie finančných prostriedkov na jednotlivých nákladových položkách projektu - rozpočtovanie projektu (t. z. všetkých finančných tokoch projektu). Túto ekonomickú administráciu mesačne spracováva a zúčtováva na agentúre v rámci, ktorej bol projekt úspešný. Zodpovedný riešiteľ projektu má takto k dispozícii stav finančného hospodárenia projektu.
Po ukončení realizácie projektu sa spracuje ekonomické vyúčtovanie projektu pre agentúru, v rámci ktorej bol projektu úspešný, ako aj pre finančnú učtáreň MTF STU (pre učtáreň spracováva akékoľvek finančné podklady pre zaúčtovanie počas celej doby realizácie projektu, robí kontroly správnosti zaúčtovania jednotlivých položiek podľa rozpočtu - prípadne dáva podklady na preúčtovanie).
Súčasne sa pracovisko CTTE vo fáze realizácie projektu podieľa na spracovaní mesačných monitorovacích správ projektu (resp. zabezpečuje poradenstvo, opravuje a dopĺňa podkladovú monitorovaciu správu od riešiteľa a dopĺňa ekonomiku projektu), ako aj záverečnej a dopadovej monitorovacej správy. V rámci realizácie projektu sa zabezpečuje propagáciu schváleného projektu (workshopy, internetové stránky MTF STU a STU, články v dennej či odbornej tlači, televízia ...).
Projektové riadenie je metodika na koordináciu ľudí, materiálov, financií a časových plánov na dosiahnutie vopred stanovených cieľov tak, aby daný projekt (alebo séria projektov) boli ukončené v požadovanej kvalite, v čo najkratšom čase a kompletnosti. Je to ucelený systém moderných techník riadenia, ktorý pokrýva všetky etapy projektu - prípravu, realizáciu i vyhodnotenie. Projektové riadenie sa dnes stalo alfou i omegou fakulty, ktorá chce byť úspešnou organizáciou v oblasti nielen vzdelávacej a výskumnej, ale i v oblasti manažérskeho prístupu spracovania výziev podporovaných Agentúrou MŠ SR pre európske fondy. Základné princípy projektového riadenia na MTF STU spočívajú v týchto aktivitách:
1.
Projektový manažment
Pochopenie filozofie a praktické zvládnutie nástrojov projektového
manažmentu potrebných pri riadení projektov.
2.
Komunikácia v projektovom riadení
Komunikácia v projektovom riadení. Získavanie súhlasu zainteresovaných
strán. Riešenie konfliktov. Vytvorenie komunikačného plánu. „Soft skills" pre
konkrétne projekty. Metódy a praktické nástroje pre spoluprácu
vysokovýkonných tímov, ktorých členovia často spolupracujú a komunikujú s podporou
informačných technológií (IT).
3. Tímové
riešenie problémov
Metódy a nástroje efektívneho vedenia a moderovania projektových a procesných
tímov zlepšovania procesov a riešenia problémov a úloh.
4. Neustále zlepšovanie a prenos poznatkov a skúseností
Postupy neustáleho zlepšovania procesov.
Identifikácia príležitostí pre zlepšovanie. Motivácia spolupracovníkov k zlepšovaniu.
Procesný manažment (skúsenosti z ostatných projektov, sledovanie trendov a faktorov
ovplyvňujúcich úspešnosť projektov).